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La loi n°2021-1018 du 2 août 2021, dite « Loi Santé » et le décret d’application du 18 mars 2022 ont remis à plat les modalités de mise à jour, de mise à disposition et de conservation du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP), à compter du 31 mars 2022.
Le DUERP a désormais une valeur législative et le code du travail lui consacre un article en «L». Plus qu'un outil de prévention, il devient aussi la mémoire du risque professionnel dans l'entreprise.

Pour quels changements concrets ?

- L’employeur, compte tenu de la nature des activités de l'établissement, évalue les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, y compris :

• dans le choix des procédés de fabrication, des équipements de travail, des substances ou préparations chimiques,
• dans l'aménagement ou le réaménagement des lieux de travail ou des installations, dans l'organisation du travail et dans la définition des postes de travail

- Le DUERP doit assurer la traçabilité des expositions collectives

- la mise à jour du DUERP est réalisée

• Au moins chaque année dans les entreprises d'au moins onze salariés ;
• Lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
• Lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque est portée à la connaissance de l'employeur (article R. 4121-2 du Code du travail)

PS : La mise à jour peut-être moins fréquente dans les entreprises de moins de 11 salariés sous réserve que soit garantie un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs (article L. 4121-3, 3°du Code du travail)

- La loi Santé renforce les obligations de l’employeur en matière de rédaction et de suivi du plan d’actions de prévention selon l’effectif de +/- 50 salariés :

• Entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 50 salariés : établissement d’un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACTdont le contenu est défini par l’article R. 4121-3-1 ;
• Entreprises dont l’effectif est inférieur à 50 salariés : établissement d’actions de prévention des risques et de protection des salariés et consignées dans le DUERP et ses mises à jour successives

Ces documents doivent être mis à jour simultanément avec le DUERP et en continu.

- l’entreprise a l’obligation de conserver et mettre à disposition le Document Unique et ses versions successives au profit des salariés, des anciens salariés (nouveauté) ainsi que toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès, et ce pendant une durée d’au moins 40 années (articles L. 4121-3-1 et R. 4121-4 modifié du Code du travail selon le décret 2022-395 du 18 mars 2022)

- le DUERP doit être transmis par l’employeur à chaque mise à jour au service de prévention et de santé au travail auquel il adhère (article L.4121-3-1 du Code du travail) : cette nouvelle obligation ne s’applique que pour les DUERP établi à compter du 31/03/22

- Le DUERP et ses mises à jour doivent faire l’objet d’un dépôt dématérialisé sur un portail numérique déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d’employeurs représentatives sur le plan national et interprofessionnel (article L. 4121-3-1 du code du travail), à compter du :

• 01/07/2023 : entreprises ayant un effectif > 150 salariés
• 01/07/2024 : entreprises ayant un effectif < 150 salariés

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement européen Général sur la Protection des Données - dit "RGPD" (UE 2016/679 du 27/04/2016) et la Loi Informatique et Libertés modifiée (Loi du 20/06/2018) sont entrés en application.

Cette règlementation encadre strictement le traitement des données à caractère personnel qui permettent d'identifier une personne (collecte, stockage, exploitation, archivage) par voie informatique mais aussi sur supports papier : données de clients/patients (dossiers, campagnes e-mailing, site internet, ...), gestion des ressources humaines (candidatures, recrutements, paie, formation, règlement intérieur, ...), gestion des fournisseurs et sous-traitants, vidéosurveillance et géolocalisation, pointeuse, ..., etc ...

Des aménagements sont prévus pour les entreprises/organisations de moins de 250 salariés.

Sanctions de la non-conformité :

• amende de 10 à 20 000 000 € ou 2% à 4 % du CA annuel mondial de l'exercice précédent prononcée par la CNIL après enquête
• risque de contentieux et d'insécurité juridique en matière de gestion des ressources humaines : vidéosurveillance, géolocalisaton, traitement informatisé de données du personnel, ... voire d'autres infractions réprimées par le Code pénal (article 226-1 : vie privée) et dommages & intérêts en réparation d'un préjudice
• risque de contentieux avec des clients, prospects, mauvaise publicité, ...
• sanction des Ordres Professionnels en cas de professions règlementées (juridique, Expert-Comptable, médecine, ...)

La CNIL exerce dorénavant un contrôle a posteriori (plainte, contrôle inopiné, déclaration d'une violation de données personnelles, ...). Les obligations de déclaration antérieure de fichiers à la CNIL n'existent plus. C'est le principe de la responsabilisation des entreprises qui prime maintenant, à charge pour elles de se mettre en conformité !

Entreprises concernées : toutes les entreprises du secteur privé ou public établies sur le territoire de l'Union Européenne (UE) ou hors de l'UE mais assurant un traitement de données d'un résident européen

Les entreprises concernées sont considérées comme "Responsable du Traitement". Les obligations des sous-traitants sont fortement encadrées et renforcées (nouveauté).

Les traitements de données doivent respecter des principes fondamentaux :
loyauté, finalité, proportionnalité, durée de conservation limitée, sécurisation des données, respect des droits et libertés des personnes

Nouveaux droits accordés aux individus : outre le droit à la consultation et rectification, le droit à l'oubli et de portabilité des données - attention à la mise en oeuvre

Quelles sont vos obligations ?

• Cartographier, inventorier les traitements de données à caractère personnel réalisés
• Elaborer un Registre de traitement des Données personnelles et une Fiche de registre pour chaque activité de traitement des données personnelles : objectifs de traitement, catégories de personnes concernées, catégories de données (courantes, sensibles, ...), durée de conservation, destinataires internes et externes, sous-traitants, mesures de sécurisation prises pour éviter des fuites ou pertes de données ...
• Faire le tri dans les données collectées (c'est essentiel) et modifier vos procédures de travail selon l'objectif poursuivi de traitement
• Assurer le droit des personnes par des mentions d'information sur les formulaires utilisés, note d'information, mention sur les sites internet, traiter les réclamations, les demandes de desinscription, ...
• Intégrer le RGPD dans la Gestion des Ressources Humaines : modification du règlement intérieur, charte informatique, politique Informatique et Libertés, ... note d'information, gestion de la paie, ...
• Sécuriser les données personnelles collectées, stockées, exploitées, ... : anti-virus, changement de mots de passe, modifier la durée de mise en veille des écrans d'ordinateur, ... mais aussi les données sur supports papier !
• Selon les situations, réaliser une Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD ou "PIA") lorsque le traitement génère un risque élevé pour les droits et libertés des personnes (mineurs, données de santé, ...), nommer un Délégué à la Protection des Données
• Dans tous les cas, documenter votre démarche de protection des données : mettre en place des procédures écrites de bonnes pratiques, charte informatique, formation, plan d'actions de protection, etc ...

Avec cette nouvelle règlementation, c'est l'occasion de transformer une obligation légale en réelles opportunités :

• Renforcer la confiance et valoriser l'image de l'entreprise : clients, patients, donneurs d'ordre, salariés
• Améliorer l'efficacité commerciale et exploiter des données à jour
• Mieux gérer son entreprise en se posant les bonnes questions en matière de procédures de travail et d'organisation
• Revoir les procédures de sécurisation des données (stockage local, stockage CLOUD, ...)

Nous pouvons vous accompagner dans la mise en conformité avec le RGPD et la Loi Informatique et Libertés modifiée et/ou vous proposer des formules de formation "Se mettre en conformité avec le RGPD".

ET si vous mettiez en place un Livret d'Accueil-Prévention et Sécurité ?

L'article L. 4121-2 du code du travail met à la charge de l'employeur une obligation d'accueil et de formation au poste de travail.

Le Livret d'Accueil Prévention et Sécurité permet de rassembler en un seul document toutes les informations pratiques concernant par exemple :

• Présentation de l'entreprise, coordonnées des principaux interlocuteurs, .
• Consignes générales de fonctionnement quotidien (congés, absences, ...)
• Consignes de sécurité à respecter : chaussures de sécurité, gants, ...
• En période d'épidémie de COVID-19 : les consignes de prévention

En un mot, tout ce que vous rappelez sans cesse !!!

Ne prenez pas de risques ! En matière de sécurité au travail, les Tribunaux font peser sur l'employeur une obligation de sécurité de Résultat !

La société SIRIUS CONSULTANT est implantée en Alsace depuis 2005 et vos interlocuteurs sont tous des conseillers de proximité, de la Région.

Une question ? N'hésitez pas à nous appeler au 03 88 69 28 86
ou 06 21 98 29 83 - c'est sans engagement de votre part.